Cómo hacer un conteo físico de inventario sin cerrar el negocio
El sistema dice 48 unidades; el estante tiene 43. Esa diferencia es plata perdida — y solo el conteo físico la saca a la luz. Acá va el método para hacerlo bien.
Por qué contar si "el sistema ya sabe"
El Kardex registra lo que se digita; el estante refleja lo que pasó de verdad: mermas, robo hormiga, errores de recepción, ventas sin registrar. El conteo físico es el careo entre los dos.
Preparación (la mitad del éxito)
- Ordenả antes de contar: producto agrupado, etiquetado, sin cajas mezcladas.
- Cortá el movimiento: definí una hora de corte; lo que entre o salga después se registra aparte.
- Dividí en zonas y asigná responsables por zona.
- Imprimí las hojas de conteo sin cantidades del sistema (contar "a ciegas" evita que el contador copie el número esperado).
El conteo
- Contá todo lo de la zona, unidad por unidad — no "a ojo".
- Los productos de alto valor cuéntalos dos veces con personas distintas.
- Anotá también el estado: vencido, dañado, sin etiqueta.
El ajuste
Comparado el conteo contra el sistema:
| Diferencia | Acción |
|---|---|
| Pequeña y aislada | Ajustar y seguir |
| Grande en un producto | Investigar antes de ajustar |
| Patrón repetido en una zona/turno | Investigar proceso o personal |
Todo ajuste queda documentado: fecha, responsable, motivo. El ajuste sin registro es la puerta para que las pérdidas se vuelvan invisibles.
Conteos cíclicos: la alternativa a cerrar
En lugar de un solo conteo anual gigante, contá una parte cada semana: los productos A (más valor/rotación, ver rotación) más seguido, los C una vez al año. El negocio nunca cierra y las diferencias se detectan frescas.
Nortex hace el careo por vos
Nortex genera las hojas de conteo, recibe las cantidades físicas y calcula las diferencias contra el Kardex al instante, con el ajuste documentado.